Governance
In 2020 zijn de verschillende documenten die de governance beschrijven opgesteld. Deze zijn in de aandeelhoudersvergadering van 4 maart 2021 vastgesteld. Het gaat om de volgende documenten:
• Beschrijving van de governance van de Stadserven
• Reglement van de Pachtersraad
• De profielschets (lid van) Raad van Commissarissen
• Procedure werving en selectie RvC lid – voordracht PR en gewoon lid
Hiermee is de governance op onderdelen geactualiseerd. Zo is de zittingsduur van commissarissen en leden van de Pachtersraad aangepast en zijn de taken van de Pachtersraad verruimd. Dit heeft ook geleid tot een statutenwijziging die in dezelfde aandeelhoudersvergadering van 4 maart 2021 is vastgesteld. De statutenwijzigingen voor Kampereiland N.V. en Kampereiland Vastgoed N.V. zijn per 18 november 2021 ingegaan.
Ter afsluiting van het proces van de aanbesteding van bestuur en bedrijfsvoering van de Stadserven, heeft de Raad van Commissarissen aan bureau Berenschot de opdracht gegeven om het aanbestedingsproces te evalueren. Doel hiervan was het proces van aanbesteding van de werkorganisatie De Stadserven te beschrijven, te adviseren over de ermee verband houdende governance aspecten en op basis daarvan aanbevelingen te doen over de toekomst. De evaluatie is in het najaar van 2021 afgerond en in de aandeelhoudersvergadering van 2 december 2021 ter kennisname aangeboden aan aandeelhouder de gemeente Kampen.
Aandeelhouder
In de rapportageperiode heeft de vertegenwoordiger namens de aandeelhouder, wethouder Geert Meijering, afscheid genomen van de gemeente Kampen. De portefeuille Kampereiland is tot en met de zomer waargenomen door wethouder Irma van der Sloot en daarna overgenomen door de opvolger van de heer Geert Meijering; wethouder Bas Wonink.
In 2021 zijn er drie aandeelhoudervergaderingen gehouden, op 31 mei 2021, 2 september 2021 en 2 december 2021. Onderwerpen die aan de orde zijn geweest zijn onder meer:
• Vaststelling beschrijving governance, voorgestelde statutenwijziging en reglement Pachtersraad
• Vaststelling jaarcijfers en jaarverslag de Stadserven
• Reserve grondaankopen
• Werving en benoeming lid en voorzitter RvC
• Vaststelling strategische beleidsplan en jaarplan en begroting 2022
Raad van Commissarissen
In de rapportageperiode werd de Raad van Commissarissen gevormd door:
De heer ing. B. Fokkens – voorzitter.
Mevrouw mr. ing. J.W. Kempenaar-van Ittersum – secretaris.
De heer drs. B.W. Gort – lid.
De leden van de Raad van Commissarissen zijn onafhankelijk van elkaar en van (deel)belangen van Kampereiland Vastgoed N.V. Ze opereren objectief ten opzichte van elkaar en van het bestuur. De Raad van Commissarissen is in de rapportageperiode zes keer bijeengeweest, op 14 april 2021, 6 mei 2021, 16 juni 2021, 20 september 2021, 2 november 2021 en 23 november 2021. Onderwerpen die zijn besproken zijn onder meer:
• Beschrijving governance en vaststelling daarvan, inclusief wijzigingen statuten en reglementen
• Evaluatie aanbesteding
• Volmachten directie en rentmeester
• Werving en voorbereiding benoeming lid en voorzitter Raad van Commissarissen
• Voortgang implementatie Beleidsvisie 2019-2028, o.a.:
o Planning uitvoering
o Burgervoorwaarden en erfpacht
o Fiscale aspecten kosten nieuw beleid in verband met FBI-status
• Jaarrekening 2021 Kampereiland Vastgoed N.V. en Kampereiland N.V.:
o Accountantscontrole KRC van Elderen
o Vaststellen reserve grondaankopen
• Strategisch beleidsplan en jaarplan en begroting 2022
• Voorbereiding AvA vergaderingen
In 2021 ontstonden er twee vacatures binnen de Raad van Commissarissen. Door het einde van de zittingstermijn van commissaris J.W. Kempenaar-van Ittersum per 1 juni 2021, is een vacature ontstaan voor een lid van de Raad van Commissarissen van de Stadserven Kampereiland e.o. op voordracht van de Pachtersraad. In het voorjaar van 2021 is de werving van de opvolger van mevrouw Kempenaar gestart. Er is een selectiecommissie gevormd, bestaande uit de voorzitter en twee leden van de Pachtersraad, aangevuld met de voorzitter van de RvC en de directeur van de Stadserven als adviserende leden. Het wervingsproces is ondersteund door wervingsbureau Maes & Lunau uit Amsterdam. De selectiecommissie heeft het profiel voor de kandidaat vastgesteld. Voor het opstellen van het profiel heeft het wervingsbureau de Pachtersraad, de gemeente Kampen en de RvC geraadpleegd. Op basis van het profiel is begin april de vacature onder meer gepubliceerd op de websites van de Stadserven en Maes & Lunau en in Nieuwe Oogst (weekblad en online). In totaal hebben 11 kandidaten gereageerd op de advertentie. De search van het wervingsbureau leverde daarnaast nog eens 12 kandidaten op. Vanuit deze lijst met 23 kandidaten is door de selectiecommissie een selectie gemaakt van personen waarmee bureau Maes & Lunau oriënterende gesprekken heeft gevoerd. De uitkomsten daarvan zijn vervolgens in de selectiecommissie besproken. Op basis daarvan zijn op 28 mei jl. met vier kandidaten gesprekken gevoerd en op 31 mei jl. verdiepende gesprekken met twee overgebleven kandidaten. De kandidaten waarmee door de selectiecommissie is gesproken, waren allen van hoge kwaliteit. Na een uitgebreide evaluatie van de gevoerde gesprekken, wordt de heer Pier-Gerlof Polstra, wonende te Dalfsen, door de selectiecommissie als beste kandidaat voor de functie gezien. De heer Polstra is vervolgens door de Pachtersraad voorgedragen voor benoeming door de aandeelhouder. Over deze voordracht is positief geadviseerd door de Raad van Commissarissen. In de aandeelhoudervergadering van 2 september 2021 is de heer Polstra benoemd als lid van de Raad van Commissarissen van Kampereiland N.V. en Kampereiland Vastgoed N.V. In de Raad van Commissarissen heeft de heer Polstra de functie van secretaris.
Door het einde van de zittingstermijn per 23 oktober 2021 van de voorzitter van de Raad van Commissarissen, de heer Bart Fokkens, is een vacature voor deze functie ontstaan. In de zomer van 2O21 is de werving van de opvolger van de heer Fokkens gestart. Er is een selectiecommissie gevormd, bestaande uit de twee overige leden van de RvC, de heren Ben Gort en Pier-Gerlof Polstra, een vertegenwoordiger van de gemeente Kampen, mevrouw Monique Cuisinier, en de directeur van de Stadserven, de heer Martin Verbeek als adviserend lid. Het wervingsproces is ondersteund door wervingsbureau Maes & Lunau uit Amsterdam. De selectiecommissie heeft het profiel voor de functie vastgesteld. Voor het opstellen van het profiel heeft het wervingsbureau de gemeente Kampen en de Raad van Commissarissen geraadpleegd. Op basis van het profiel is eind juli 2021 de vacature onder meer gepubliceerd op de websites van de Stadserven en Maes & Lunau en in Nieuwe Oogst (weekblad en online). In totaal hebben 7 kandidaten gereageerd op de advertentie. De search van het wervingsbureau leverde daarnaast nog eens 13 kandidaten op. Vanuit deze lijst met 20 kandidaten is door de selectiecommissie een selectie gemaakt van personen waarmee bureau Maes & Lunau oriënterende gesprekken heeft gevoerd. De uitkomsten daarvan zijn vervolgens in de selectiecommissie besproken. Op basis daarvan zijn op 23 september jl. met drie kandidaten gesprekken gevoerd. De kandidaten waarmee door de selectiecommissie is gesproken, waren allen van hoge kwaliteit. Na een uitgebreide evaluatie van de gevoerde gesprekken, werd mevrouw Annette van Velde, wonende te Kantens, door de selectiecommissie als beste kandidaat voor de functie gezien. De Raad van Commissarissen heeft deze voordracht overgenomen en aan de Pachtersraad, conform de afgesproken processtappen, gevraagd een advies uit te brengen over deze voordracht. Deze heeft een positief advies uitgebracht. Mevrouw van Velde is in de aandeelhoudersvergadering van 2 december 2021 benoemd tot voorzitter van de Raad van Commissarissen van Kampereiland NV en Kampereiland Vastgoed NV.
Pachtersraad
Er zijn een aantal wijzigingen in de samenstelling van de Pachtersraad geweest. Er is afscheid genomen van de heren Jan Groen en Willem-Jan Visscher. Jan Anne Roetman is als nieuw lid vanuit de Pachtersbond toegetreden tot de Pachtersraad. Deze bestond ultimo augustus uit:
• Ton Leijten (voorzitter)
• Lück Duitman (secretaris/plaatsvervangend voorzitter)
• Antoon Kanis (penningmeester)
• Henk Jan ten Hove
• Jan Anne Roetman
De Pachtersraad is in de rapportageperiode drie keer bijeengeweest, op 20 januari 2021, 17 juni 2021 en 22 september 2021. Er is onder meer gesproken over de governance documenten. De Pachtersraad heeft ingestemd met de aanpassing van het reglement van de Pachtersraad en heeft naar aanleiding daarvan een nieuw rooster van aftreden opgesteld. Daarnaast is met directie en rentmeester gesproken over de implementatie van de Beleidsvisie 2019-2028. Met name de invoering van erfpacht was hierbij een belangrijk bespreekpunt. Daarnaast is veel energie gestoken in de werving van een lid van de Raad van Commissarissen op voordracht van de Pachtersraad (zie hiervoor).
Organisatie
Nieuw team de Stadserven
Als uitkomst van de aanbesteding van bestuur en bedrijfsvoering van de Stadserven is het team van Eelerwoude per 1 november 2020 aan de slag gegaan. Het team van Eelerwoude bestaat uit:
• Koen Hunneman, rentmeester
• Martin Verbeek, directeur
• Marianne van Delzen, communicatie
• Lotte Ensink, contractadministratie (opvolger van Judith Kappen)
• Marit Brakels, ondersteuning
• Isis de Vries, financiële administratie
• Hanneke Kraaijenveld, tijdelijk projectleider kringlooplandbouw Kampereiland
Het jaar 2021 heeft voor het nieuwe team vooral in het teken gestaan van kennismaken en inwerken. Naast het oppakken van de reguliere taken van beheer en bedrijfsvoering, bestonden de werkzaamheden in de rapportageperiode vooral uit het implementeren van de beleidsvisie en de ondersteuning van het proces van werving van een lid en voorzitter van de RvC en implementatie van de geactualiseerde governance.
Overdracht bestuur en beheer
De wijze van aanbesteding van bestuur en bedrijfsvoering maakt dat alle medewerkers van de Stadserven per 1 november 2020 in één keer zijn vervangen. In de werkorganisatie is als gevolg daarvan geen historische kennis meer aanwezig. Er kon in de rapportageperiode slechts beperkt teruggevallen worden op de voorgangers. Er is weliswaar een overdracht geweest van informatie en taken naar Eelerwoude, maar door de omvang van het beheer en het grote aantal lopende dossiers en contacten binnen de Stadserven kon in de overdracht maar een deel van de informatie verstrekt worden. Dit heeft geleid tot een intensieve inwerkperiode. Daarnaast is gebleken dat er omissies in de archivering zijn en dat een aantal dossiers bij de overdracht niet op orde waren, hetgeen heeft geleid tot extra werkzaamheden.
Administratieve organisatie
Met de aanbesteding is ook de contractadministratie en financiële administratie door Eelerwoude overgenomen. In 2021 werd duidelijk dat het bestaande automatiseringspakket voor de contractadministratie van de Stadserven (CA) ophoudt te bestaan. Eelerwoude heeft er daarom voor gekozen om over te gaan op een nieuw pakket P8. In de zomer van 2021 is het nieuwe pakket in gebruik genomen. De overgang naar P8 was ultimo 2021 nog niet geheel afgerond. Omdat P8 een nieuw pakket is, waarvan nog niet alle functionaliteiten uitontwikkeld zijn, vindt de implementatie in stappen plaats. Voordeel van het pakket is dat het gehele administratieve proces geautomatiseerd uitgevoerd kan worden. Het pakket is ook gekoppeld aan de financiële administratie en met GIS. Zo worden onder meer verstuurde facturen geautomatiseerd verwerkt in de financiële administratie. Naar verwachting zal dit in de toekomst een efficiëntere werkwijze mogelijk maken. De conversie is in het tweede half jaar van 2021 in gang gezet en zijn cursussen gevolgd om er mee te kunnen werken. De overgang naar het nieuwe pakket heeft, onder meer door het uitvoeren van diverse controles en aanpassingen naar aanleiding daarvan, veel tijd gekost. Dit heeft geleid tot vertraging in het versturen van de facturen voor onder meer de pacht.
Ook de financiële administratie is door Eelerwoude in 2021 ingericht. In het verleden werd de financiële administratie deel handmatig gedaan. Waar mogelijk is dit nu geautomatiseerd. De wijziging van de administratieve inrichting werkt ook door in de financiële rapportage (zie hoofdstuk 6). Een deel van de boekhoudwerkzaamheden zijn uitgevoerd door Alfa Accountants, zoals het opstellen van de jaarrekeningen en notulen voor de aandeelhoudersvergaderingen.
De jaarrekeningen 2020 zijn in het voorjaar gecontroleerd door controle-accountant KRC van Elderen. De samenwerking met de accountant is goed verlopen. Voor 2021 stond ook de driejaarlijkse audit ‘rechtmatigheid en doelmatigheid kosten’ gepland. De directie heeft besloten deze audit door de controleaccountant te laten uitvoeren bij de controle van de jaarrekening 2022. In oktober is door KRC van Elderen een interim controle met betrekking tot het jaar 2021 uitgevoerd.
Huisvesting
Er heeft een overleg met de VVE plaatsgevonden waarin afspraken zijn gemaakt ten aanzien van het uit laten voeren van schilderwerk aan de buitenzijde van het pand. Daarnaast is een patch-kast aangelegd ten behoeve van de internetaansluitingen op de werkplekken. Daarnaast zijn de pannen op het dak herschikt en is het dak weer waterdicht gemaakt.
Samenwerkingspartners
In 2021 is er contact geweest met een groot aantal samenwerkingspartners van de Stadserven. Onderstaand wordt hier een overzicht van gegeven.
<tabel>
Communicatie
De communicatie van de Stadserven stond in 2021 in het teken van het vernieuwen van de strategie en de bijbehorende communicatiemiddelen. Daarnaast zijn ook ad hoc werkzaamheden uitgevoerd zoals kerstgroet, nieuwberichten en social media. Verder is aan de volgende onderdelen gewerkt:
• De communicatievisie is ontwikkeld in lijn met de beleidsvisie. Hiermee ondersteunt communicatie het uitvoeren van het beleid van de Stadserven.
• Eén van de belangrijke wijzigingen is het vernieuwen van de website van de Stadserven. Hiervoor zijn offertes bij twee partijen opgevraagd en vergeleken. Er is gekozen voor Creative Bastards. De nieuwe website wordt functioneler ingericht en gaat voldoen aan eisen van digitale toegankelijkheid.
• Gestart met de uitwerking van de strategie voor de website kampereiland.nl. Deze website is momenteel nog in beheer van de Stadserven. Vanwege de eisen van digitale toegankelijkheid kan de website in huidige vorm niet blijven bestaan.
• Fotocollectie is uitgebreid en vernieuwd.
• Publieksversie van het jaarverslag is opgesteld.
• De contactenlijst is vernieuwd en verder uitgebreid met stakeholders en samenwerkingspartners.
• Artikel over Kampereiland opgesteld t.b.v. het themanummer landbouw van de lokale krant de Brug.
